Приходная накладная – документ, предназначенный для учета поступления лекарственных препаратов (ЛП) и медицинских изделий внутри организации. Для работы с документом пользователь должен иметь:
- роль с разрешением «Управление приходными накладными»;
- доступ хотя бы к одному складу с установленным признак «Управление складом» на вкладке «Доступ» в структуре организации (для оприходования ЛП на склад).
Для немаркированных лекарственных препаратов
Создание приходной накладной
Для создания в системе документа «Приходная накладная» следует сначала заполнить в шапке все необходимые поля.
Номер документа генерируется автоматически при его создании. Поле «Дата» заполняется датой пришедшего документа, а поле «Дата поставки» – дата оприходования товара, с этой даты его можно будет списывать со склада. Поля «Поставщик» и «Плательщик» автоматически заполняются в соответствии с полями «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», доступны для редактирования. В поле «Склад» необходимо выбрать значение из списка доступных пользователю складов. В поле «Ответственный» выбирается физическое лицо, ответственное за приемку товара. Обычно им является ответственный по складу, поэтому система автоматически его подставит. Однако при необходимости пользователь может выбрать другое физическое лицо из списка. Поле «Добавить позицию» предназначено для подбора номенклатуры в табличную часть документа.
В табличной части документа необходимо внести данные о поступивших на склад товарах. Значение поля «Серия» заполняется из списка или добавляется вручную: при ручном вводе серии необходимо заполнить ее номер и срок годности. После ввода количества и цены с НДС значения полей «Сумма с НДС», «Цена без НДС» и «Сумма без НДС» будут рассчитаны автоматически. При изменении ставки НДС значения полей «без НДС» будут пересчитаны.
Примечание. Если поле «Контракт» в шапке документа было заполнено, то при подборе номенклатуры в списке отобразятся только те позиции, которые были добавлены в контракт. После выбора номенклатуры поля «Цена с НДС» и «Цена без НДС» автоматически заполнятся значениями из контракта.
Если у организации включена настройка «Использовать программы финансирования», то для приходной накладной необходимо обязательно указать программу финансирования.
В случае если товар поступает от поставщика в одних единицах измерения, а реализуется – в других, следует указать формулу перевода единиц измерения, выбрав ее из списка или добавив новую.
Также в табличной части можно указать одну или несколько характеристик для каждой номенклатуры. Затем заполненный документ следует сохранить и/или провести.
Для маркированных лекарственных препаратов
При проведении накладных с маркированными ЛП будет использоваться различные схемы отправки сведений в МДЛП.
Прямой порядок акцептования
Прямой порядок акцептования – порядок, при котором в МДЛП отправителем регистрируются сведения об отгрузке покупателю лекарственных препаратов, а получателем осуществляется подтверждение в МДЛП зарегистрированных отправителем сведений об отгрузке лекарственных препаратов.
Для создания приходной накладной следует:
Загрузить необходимый документ из МДЛП (601 схема) в пункте "Приходные накладные".
Открыть загруженный документ и на вкладке «Основные данные» проверить информацию из шапки, а также заполнить пустые поля, если это необходимо.
В табличной части документа следует подтвердить наличие поступившей номенклатуры с помощью сканера или проставив признак "В наличии" при редактировании позиции. Поле «Количество в наличии» рассчитается автоматически на основании данных, полученных в результате сканирования. В случае, если количество номенклатуры более 1 единицы, можно разделить ее согласно упаковкам или соединить при необходимости. Также следует выбрать программу финансирования и характеристики номенклатуры при их наличии.
При отсутствии расхождений и претензий к поставленному товару следует осуществить приемку лекарственных препаратов и зарегистрировать в системе МДЛП сведения о принятом товаре. При проводке документа в МДЛП отправится регистрация сведений о приемке (701 схема) по упаковкам в наличии.
Если к товару имеются расхождения или претензии, допускается осуществить частичную приемку товара или полностью отказаться от приемки лекарственных препаратов. Для этого необходимо снять признак "В наличии" у упаковок. Далее следует провести документ. Будет выдано предупреждение об обнаружении неотсканированных упаковок. В МДЛП будет направлена схема 252 (Регистрация сведений об отказе получателя от приемки ЛП), а также схема 701 (Регистрация подтверждения сведений) при частичной приемке.
Проведенная приходная накладная
Регистрация сведений о приемке ЛП доступна также через вкладку «Обмен с МДЛП» при нажатии на кнопку «Добавить» и выборе схемы для регистрации сведений. Для подтверждения приемки товара следует выбрать 701 схему, откроется одноименная форма, в которой нужно выбрать места деятельности отправителя и получателя, а также подтвердить наличие номенклатуры.
Обратный порядок акцептования
Обратный порядок акцептования – порядок, при котором в МДЛП получателем регистрируются сведения о приемке лекарственных препаратов на склад, а затем отправителем осуществляется подтверждение сведений о приемке на склад покупателя.
Важно! При обратном порядке акцептования грузополучатель должен быть добавлен грузоотправителем в реестр доверенных контрагентов. В противном случае будет получен отказ в регистрации сведений о приемке ЛП получателем. |
|---|
Для отправки данных о приемке ЛП сначала необходимо создать в системе документ «Приходная накладная», указав в шапке все необходимые данные. Подробнее о создании приходной накладной см. пункт выше. Отличие в создании приходной накладной для маркированных ЛП заключается в добавлении SGTIN или SSCC кодов.
Для их ввода следует нажать на кнопку 
. В открывшейся форме ввести код вручную или с помощью сканера, а затем установить необходимый статус. В левом нижнем углу документа отразится информация о статусах введенных кодов.
Форма документа «Приходная накладная»
Заполненный документ следует сохранить и/или провести. После проведения документа будет отправлено уведомление о получении упаковок (416 схема), статус документа примет значение «Создан».
Затем следует дождаться от поставщика уведомления, подтверждающего сведения о приемке лекарственных препаратов получателем (схема 607). После загрузки уведомления из пункта "Входящие документы МДЛП" необходимо открыть его и перейти в Приходную накладную, затем провести её. Статус документа и статусы упаковок изменятся на «Проведен».
Регистрация сведений о приемке ЛП доступна также через вкладку «Обмен с МДЛП» при нажатии на кнопку «Добавить» и выборе схемы для регистрации сведений. Для отправки данных о приемке ЛП следует выбрать 416 схему (Регистрация сведений о приемке ЛП на склад получателя), откроется одноименная форма, в которой нужно выбрать места деятельности отправителя, тип операции, контракт, источник финансирования и тип договора. Также необходимо подтвердить наличие поступивших ЛП по накладной, а затем нажать на кнопку «Отправить в МДЛП».
Оприходование без подтверждения
В случае возникновения проблем с регистрацией сведений об обороте ЛП может использоваться упрощенный процесс осуществления приемки ЛП, не требующий подтверждение приемки ЛП от поставщика.
Схема может применяться субъектами обращения в случае, если субъект обращения лекарственного препарата по каким-либо причинам не передал в ИС МДЛП сведения о приемке/отгрузке ЛП или акцепте сведений об обороте маркированного лекарственного препарата, или по техническим/иным причинам указанные сведения не были зарегистрированы в МДЛП.
Для отправки данных о приемке ЛП необходимо при проведении документа навести указатель мыши на кнопку «Провести» и в появившемся списке выбрать пункт «Регистрация сведений об оприходовании 702».
Владелец получит уведомление об оприходовании ЛП получателем.