Инвентаризация склада доступна пользователям с ролями: Больничная аптека, Отделение, Администратор.

Для оформления результатов инвентаризации предусмотрен раздел «Инвентаризация». Для перехода в раздел следует выбрать пункт «Инвентаризация» в меню.

После выбора раздела «Инвентаризация» загрузится список всех документов по инвентаризации склада, в котором можно найти нужный документ:

Список документов по инвентаризации

Как найти результат инвентаризации склада в списке

Список документов может отображаться за различные периоды времени:

  • «За сегодня» – список документов, созданных с начала текущих суток.
  • «Неделю» – список документов, созданных с начала текущей недели.
  • «Месяц» – список документов, созданных с начала текущего месяца.
  • «С начала года» – список документов, созданных с начала текущего года.
  • «Произвольный период» – список документов, созданных за произвольный период времени.

По умолчанию загружается список с начала года. Для переключения фильтра следует нажать по подходящему варианту. Выбранный период времени всегда отображается в фильтре столбца «Дата» в списке:

Фильтр по периодам времени

Для отображения списка за произвольный период времени следует указать две даты, выбрав их в календаре:

Выбор произвольного периода


Для поиска документов следует воспользоваться полем поиска, расположенным вверху страницы. Поле заполняется и очищается вручную с клавиатуры. После заполнения поля для поиска необходимо нажать клавишу Enter?

Поле поиска инвентаризаций

Искать документы можно по следующим критериям:

  • Номер инвентаризации.
  • Наименование склада.
  • Наименование статуса.
  • Наименование типа инвентаризации.
  • ФИО создавшего документ.

Как отфильтровать список результатов инвентаризации

Список документов представлен в табличном виде и состоит из следующих столбцов:

  • «Дата» – дата документа.
  • «Инвентаризация №» – номер документа по инвентаризации.
  • «Склад» – наименование склада.
  • «Сумма» – сумма документа.
  • «Статус» – наименование статуса.
  • «Корректирующие документы» – наименование типа корректирующего документа, созданного в результате инвентаризации.
  • «Тип инвентаризации» – наименование типа инвентаризации.
  • «Создал» – ФИО создавшего документ.

Документы по инвентаризации могут находиться на следующих статусах:

  • «Открыт» – статус присваивается документу в момент создания до его сохранения. Документ доступен для редактирования.
  • «Фиксация остатков» – статус присваивается документу при его сохранении и фиксации остатков на складе.
  • «Откорректирован» – статус присваивается документу при сохранении выявленных отклонений. На основе документа формируются корректирующие документы «Списание» и/или «Оприходование» в статусе «Создан».
  • «Закрыт» – статус присваивается документу после проведения инвентаризации. Корректирующие документы переходят в статус «Проведен».

Для просмотра легенды значений статусов следует нажать по пиктограмме  рядом с полем «Статус».

Просмотр легенды значений статусов

В столбце «Дата» всегда отображается выбранный в фильтре период времени. Если его убрать, нажав  в заголовке столбца, то отобразится список всех созданных документов без учета даты создания:

Отображение списка документов без фильтра по дате

Список можно сортировать по возрастанию и убыванию (а также в алфавитном и обратном порядке). Для сортировки списка необходимо нажать одну из стрелок  . Стрелка вверх сортирует по возрастанию, стрелка вниз – по убыванию. Выбранная стрелка выделяется синим цветом. Сортировать список документов по инвентаризации можно по всем столбцам, кроме «Тип документа» и «Тип инвентаризации». Для снятия сортировки необходимо нажать по выделенной синим цветом стрелке:

Отображение сортировки списка в наименовании столбца

Список документов по инвентаризации также можно фильтровать по всем столбцам, кроме «Тип документа». Для фильтрации списка по одному из столбцов необходимо нажать по его наименованию – отобразится фильтр, который может быть представлен полем ввода или списком значений с полем ввода, в зависимости от столбца. В столбцах «Инвентаризация №», «Сумма» фильтр представлен полем ввода, в которое нужно ввести требуемое значение. После заполнения поля необходимо нажать клавишу Enter:

Фильтр по столбцам «Инвентаризация №», «Сумма»

Список будет отфильтрован. Для очистки фильтра необходимо нажать  .

Фильтрация списка по номеру документа

В столбцах «Склад», «Статус», «Тип инвентаризации», «Создал» фильтр представлен списками значений и полем поиска. Работа фильтра будет рассмотрена на примере столбца «Склад»:

Фильтр по столбцу «Склад»

Для фильтрации необходимо установить флажок напротив требуемого варианта. Список будет отфильтрован после установки флажка. Можно выбрать несколько складов:

Выбор значения в фильтре по столбцу «Склад»

Список документов будет отфильтрован по выбранным значениям:

Список документов, отфильтрованный по складу

Наименование склада, введенное в поле поиска в фильтре, отобразится в списке складов под теми, которые отмечены флажками, если таковые имеются. Для добавления их в фильтр необходимо также необходимо отметить их флажками:

Выбор склада в фильтрованном списке

При выборе нескольких складов в фильтре будут отображаться не названия, а количество выбранных складов:

Отображение фильтра по нескольким складам

Для очистки фильтра следует нажать  рядом со значением фильтра.
Если в результате инвентаризации выявлены отклонения, по ней создаются корректирующие документы. В списке такие инвентаризации помечаются кнопкой  . При нажатии на кнопку открывается список корректирующих документов.

Как осуществить навигацию по списку результатов инвентаризации

На странице можно отобразить только определенное количество строк. Для этого необходимо выбрать нужное количество в поле над или под списком:

Выбор количества строк, отображаемых в списке ЛП

После выбора количества список обновится. Также можно переключаться между страницами списка, если он многостраничный, при помощи кнопок управления списком:

Кнопки управления списком

Слева от кнопок отображается общее количество записей и количество, отображаемое на странице.
Значения кнопок:

 – переход к предыдущей странице списка;
 – переход к определенной странице списка;
 – переход к следующей странице списка;
 – переход через 5 страниц списка влево или вправо: при наведении на кнопку она изменит вид на  либо  .

Как создать документ по инвентаризации склада

Для отражения результатов инвентаризации следует нажать кнопку  . Откроется форма создания документа:

Форма создания документа по инвентаризации склада

В правом верхнем углу формы отражается текущий статус документа:

Отображение текущего статуса документа

Форма состоит из следующих полей:

  • «№» – номер документа, формируется автоматически. Уникальное значение. Доступно для ручного изменения.
  • «Склад» – наименование склада, выбирается из списка доступных складов.
  • «Дата начала» – дата начала инвентаризации, заполняется автоматическим значением последнего проведения инвентаризации, увеличенного на 1 день.
  • «Тип инвентаризации» – наименование типа проводимой инвентаризации, заполняется автоматически значением «По текущим остаткам».
  • «Тип поставки» – наименование типа поставки ЛС/ИМН, заполняется автоматически.
  • «Провел опись» – ФИО сотрудника, осуществляющего инвентаризацию. Вводится вручную.

Создание документов по инвентаризации включает: фиксацию остатков, формирование описного листа, формирование корректирующих документов. Подробнее данные процессы описаны в следующих разделах:

  1. Фиксация остатков
  2. Формирование описного листа

Для отмены создания документа следует нажать кнопку .

Фиксация остатков

После ввода значений в форму создания документа по инвентаризации следует нажать кнопку  . При выполнении фиксации остатков выполняются следующие проверки:

  • наличия незавершенной инвентаризации на складе. При их наличии выдается сообщение об ошибке и проведение дальнейшей операции становится недоступным:

Сообщение о наличии открытой инвентаризации

  • наличия непроведенных документов по складу. При их наличии выдается список непроведенных документов и проведение дальнейшей операции становится недоступным:

 

Сообщение о непроведенных документах

Для перехода к форме непроведенного документа следует выбрать строку документа нажать кнопку  .

Выделение строки с непроведенным документом

При успешном прохождении проверок откроется форма со списком текущих остатков товаров на складе:

Фиксация остатков на складе

Таблица состоит из следующих столбцов:

  • «Код» – код ЛС/ИМН.
  • «Наименование» – наименование ЛС/ИМН.
  • «Серия» – номер серии ЛС/ИМН.
  • «Цена» – цена позиции товара.
  • «Количество» – количество позиций товара на складе на текущую дату.
  • «Фактическое количество» – фактическое количество товаров на складе, вводится вручную.
  • «Отклонение» – значение отклонения количества, выявленного в результате инвентаризации.
  • «Сумма» – стоимость позиций товара на складе, рассчитывается автоматически произведением цены и количество позиций товара.
  • «Программа финансирования» – наименование программы финансирования, в рамках которой была закуплена позиция товара.

Формирование описного листа

После фиксации остатков необходимо сформировать и распечатать «Описной лист по сериям» или «Описной лист по сериям и программам финансирования». Для этого следует нажать кнопку  . После выполнения процедуры формируется документ MS Excel:

Описной лист по сериям (MS Excel)

MS Excel файл описного листа необходимо распечатать и сверить значения полей «Количество» с фактическими значениями остатков ЛС на складе.
После внесения изменений в инвентаризацию (на основании описного листа) необходимо проставить фактическое количество. При изменении фактического количества автоматически меняется значение в столбце «Отклонение».

Отображение отклонений по позициям

Формирование корректирующих документов

По окончании редактирования списка позиций склада следует нажать кнопку  . В процессе корректировки осуществляется проверка наличия аналогичных документов по инвентаризации склада:

Сообщение об ошибке

При прохождении проверки откроется форма просмотра корректирующих документов:

Просмотр корректирующих документов

Для отмены результатов корректировки и удаления корректирующих документов следует нажать кнопку  . Документ перейдет в статус «Фиксация остатков».

В разделе «Корректирующие документы» отобразятся записи с двумя типами документов: «Списание» и «Оприходование». В документе «Списание» отображаются позиции, по которым выявлено меньшее фактическое количество. В документе «Оприходование» отображаются позиции, по которым выявлено большее фактическое количество. Документы создаются в статусе «Создан». 
Для просмотра списка позиций каждого документа следует щелкнуть по строке с документом. Откроется форма просмотра списка позиций:

Форма документа «Оприходование» в статусе «Создан»

Для закрытия формы документа следует нажать кнопку  или  . Осуществится возврат в форму инвентаризации.

Как провести результат инвентаризации

По окончании редактирования списка позиций склада следует нажать кнопку  . В процессе корректировки осуществляется проверка наличия аналогичных документов по инвентаризации склада:

Сообщение об ошибке

При прохождении проверки откроется форма просмотра корректирующих документов:

Просмотр корректирующих документов

Для отмены результатов корректировки и удаления корректирующих документов следует нажать кнопку  . Документ перейдет в статус «Фиксация остатков».

В разделе «Корректирующие документы» отобразятся записи с двумя типами документов: «Списание» и «Оприходование». В документе «Списание» отображаются позиции, по которым выявлено меньшее фактическое количество. В документе «Оприходование» отображаются позиции, по которым выявлено большее фактическое количество. Документы создаются в статусе «Создан». 
Для просмотра списка позиций каждого документа следует щелкнуть по строке с документом. Откроется форма просмотра списка позиций:

Форма документа «Оприходование» в статусе «Создан»

Для закрытия формы документа следует нажать кнопку  или  . Осуществится возврат в форму инвентаризации.

Как отменить проведение результатов инвентаризации

Для отмены проводки следует открыть документ и нажать кнопку  . Документ перейдет в статус «Откорректирован». Сформированные корректирующие документы перейдут в статус «Создан».

Форма документа в статусе «Откорректирован»

При отмене проводки проверяется наличие позднее созданных закрытых инвентаризаций. При наличии документа выдается сообщение об ошибке:

Ошибка наличия закрытой инвентаризации

Важно! Отмена проводки инвентаризации доступна только в течение 3 дней после закрытия. По истечение срока корректировки при попытке отменить проводку выдается сообщение об ошибке:

Сообщение о невозможности отмены проводки

Как выгрузить результаты инвентаризации

Результаты проведения инвентаризации доступны для выгрузки в формате .xls. Для выгрузки результатов проведения инвентаризации следует в списке документов выбрать и открыть необходимый документ, нажав кнопку .

Для выгрузки документа необходимо нажать на кнопку  и появившемся списке выбрать наименование отчета.

Для выгрузки доступны следующие отчеты:

  • «Инвентаризационная ведомость»;
  • «Акт инвентаризации»;
  • «Инвентаризационная опись (Сличительная ведомость)»;
  • «Описной лист по сериям»;
  • «Повторный описной лист»;
  • «Описной лист по сериям и программам финансирования»;
  • «Расходные документы по оприходованию по результатам инвентаризации»;

  • «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по Приказу 52н»;

  • «Акт о результатах инвентаризации по Приказу 52н».

После выбора отчета откроется форма выполнения отчета. Подробнее описание выполнение отчетов приведено в разделе Формирование отчетов модуля «Больничная аптека».

  • Нет меток