Приходная накладная – документ, предназначенный для учета поступления лекарственных препаратов и медицинских изделий внутри организации. Для работы с документом пользователь должен иметь:
- роль с разрешением «Управление приходными накладными»;
- доступ хотя бы к одному складу с установленным признак «Управление складом» на вкладке «Доступ» в структуре организации (для оприходования ЛН на склад).
Прямой порядок акцептования
Прямой порядок акцептования – порядок, при котором в МДЛП отправителем регистрируются сведения об отгрузке покупателю лекарственных препаратов, а получателем осуществляется подтверждение в МДЛП зарегистрированных отправителем сведений об отгрузке лекарственных препаратов.
Для создания приходной накладной следует сначала загрузить необходимый документ из МДЛП (601 схема). После этого следует раскрыть загруженный документ и на вкладке «Основные данные» проверить информацию из шапки, а также заполнить пустые поля, если это необходимо. Затем в табличной части документа следует подтвердить наличие поступившей номенклатуры с помощью сканера, поле «Количество в наличии» рассчитается автоматически. В случае если количество номенклатуры более 1 единицы, можно разделить ее согласно упаковкам или соединить, при необходимости. Также следует выбрать программу финансирования и характеристики номенклатуры, при их наличии.
Если к товару имеются претензии, допускается осуществить частичную приемку товара или полностью отказаться от приемки лекарственных препаратов. Для этого необходимо перейти в редактирование упаковок и отметить только поступившие препараты, если таковые имеются. Затем следует провести документ. Сервис выдаст предупреждение об обнаружении неотсканированных упаковок. В МДЛП будет направлена схема 252 (Регистрация сведений об отказе получателя от приемки ЛП), а также схема 701 (Регистрация подтверждения сведений) при частичной приемке.
При отсутствии расхождений и претензий к поставленному товару следует осуществить приемку лекарственных препаратов и зарегистрировать в системе МДЛП сведения о принятом товаре. Для этого необходимо подтвердить наличие номенклатуры вручную или с помощью сканера. Заполненный документ необходимо провести (701 схема).
Регистрация сведений о приемке ЛП доступна также через вкладку «Обмен с МДЛП» при нажатии на кнопку «Добавить» и выборе схемы для регистрации сведений. Для подтверждения приемки товара следует выбрать 701 схему, откроется одноименная форма, в которой нужно выбрать места деятельности отправителя и получателя, а также подтвердить наличие номенклатуры.
Обратный порядок акцептования
Обратный порядок акцептования – порядок, при котором в МДЛП получателем регистрируются сведения о приемке лекарственных препаратов на склад, а затем отправителем осуществляется подтверждение сведений о приемке на склад покупателя.
Для отправки данных о приемке ЛП сначала необходимо создать в системе документ «Приходная накладная», указав в шапке все необходимые данные.
Номер документа генерируется автоматически при его создании. Поле «Дата» заполняется датой пришедшего документа, а поле «Дата поставки» – дата оприходования препарата, с этой даты его можно будет списывать со склада. Поля «Поставщик» и «Плательщик» автоматически заполняются в соответствии с полями «Грузоотправитель» и «Грузополучатель», доступны для редактирования. В поле «Ответственный» выбирается физическое лицо, ответственное за приемку товара. Обычно им является ответственный по складу, поэтому система автоматически подставит в поле значение из структуры склада. Однако при необходимости пользователь может выбрать другое физическое лицо из списка. В поле «Склад» необходимо выбрать значение из списка доступных пользователю складов. Поле «Добавить позицию» предназначено для подбора номенклатуры в табличную часть документа.
В табличной части документа необходимо внести данные о поступивших на склад товарах. Значение поля «Серия» заполняется из списка или добавляется вручную: при ручном вводе серии необходимо заполнить ее номер и срок годности. После ввода количества и цены с НДС значения полей «Сумма с НДС», «Цена без НДС» и «Сумма без НДС» будут рассчитаны автоматически. При изменении ставки НДС значения полей «без НДС» будут пересчитаны.
Примечание. Если поле «Контракт» в шапке документа было заполнено, то при подборе номенклатуры в списке отобразятся только те позиции, которые были добавлены в контракт. После выбора номенклатуры поля «Цена с НДС» и «Цена без НДС» автоматически заполнятся значениями из контракта.
Если у организации включена настройка «Использовать программы финансирования», то для приходной накладной необходимо обязательно указать программу финансирования.
В случае если товар поступает от поставщика в одних единицах измерения, а реализуется – в других, следует указать формулу перевода единиц измерения, выбрав ее из списка или добавив новую.
Также в табличной части необходимо указать одну или несколько характеристик для каждой номенклатуры.
Для ввода SGTIN или SSCC кодов следует нажать на кнопку 
. В открывшейся форме ввести код вручную или с помощью сканера, а затем установить необходимый статус. В левом нижнем углу документа отразится информация о статусах введенных кодов.
Форма документа «Приходная накладная»
Заполненный документ следует сохранить и/или провести. После проведения (416 схема) статус документа примет значение «Создан».
Регистрация сведений о приемке ЛП доступна также через вкладку «Обмен с МДЛП» при нажатии на кнопку «Добавить» и выборе схемы для регистрации сведений. Для отправки данных о приемке ЛП следует выбрать 416 схему (416 – Регистрация сведений о приемке ЛП на склад получателя), откроется одноименная форма, в которой нужно выбрать места деятельности отправителя, тип операции, контракт, источник финансирования и тип договора. Также необходимо подтвердить наличие поступивших ЛП по накладной, а затем нажать на кнопку «Отправить в МДЛП».
Затем следует дождаться от поставщика уведомления, подтверждающего сведения о приемке лекарственных препаратов получателем (схема 607). После загрузки уведомления необходимо открыть его и перейти во вкладку «Приходные накладные», затем провести выбранную накладную. Статус документа и статусы упаковок изменятся на «Проведен».
Важно! При обратном порядке акцептования грузополучатель должен быть добавлен грузоотправителем в реестр доверенных контрагентов. В противном случае будет получен отказ в регистрации сведений о приемке ЛП получателем.
Оприходование без подтверждения
Схема упрощенного обратного акцептования может применяться субъектами обращения в случае, если субъект обращения лекарственного препарата по каким-либо причинам не передал в ИС МДЛП сведения о приемке/отгрузке ЛП или акцепте сведений об обороте маркированного лекарственного препарата, или по техническим/иным причинам указанные сведения не были зарегистрированы в МДЛП.
Для отправки данных о приемке ЛП сначала необходимо создать в системе документ «Приходная накладная». Подробнее о создании накладной см. в подразделе «Обратный порядок акцептования».
Для передачи сведений об оприходовании без подтверждения со стороны поставщика (702 схема) следует навести указатель мыши на кнопку «Провести» и выбрать пункт «Регистрация сведений об оприходовании 702» в появившемся списке. Владелец получит уведомление об оприходовании ЛП получателем.