Ведение учета приходных накладных

Работа с приходными накладными доступна пользователям с ролями: Больничная аптека, Администратор.

Раздел «Приходные накладные» позволяет вести учет приходных накладных. Для перехода в раздел следует выбрать пункт «Приходные накладные» в меню.

Приходная накладная – это документ, создаваемый при оформлении входящих товаров от поставщика в соответствии с контрактом.

После выбора раздела «Приходные накладные» загрузится страница со списком приходных накладных:

Список приходных накладных

Как найти приходную накладную

Список документов может отображаться за различные периоды времени:

• «За сегодня» – список документов, созданных с начала текущих суток.
• «Неделю» – список документов, созданных с начала текущей недели.
• «Месяц» – список документов, созданных с начала текущего месяца.
• «С начала года» – список документов, созданных с начала текущего года.
• «Произвольный период» – список документов, созданных за произвольный период времени.

По умолчанию загружается список с начала года. Для переключения фильтра следует нажать по подходящему варианту. Выбранный период времени всегда отображается в фильтре столбца «Дата» в списке:

Фильтр по периодам времени

Для отображения списка за произвольный период времени следует указать две даты, выбрав их в календаре:

Выбор произвольного периода

Для поиска приходной накладной следует воспользоваться полем поиска, расположенным вверху страницы. Поле заполняется и очищается вручную с клавиатуры. После заполнения поля для поиска необходимо нажать клавишу Enter.

Поле поиска приходных накладных

Искать приходные накладные можно по следующим критериям:

• Номер накладной.
• Наименование склада.
• Наименование поставщика.
• Наименование статуса.
• ФИО создавшего накладную.

При поиске учитывается выбранный период времени: например, при поиске по наименованию склада при выбранном произвольном периоде отобразятся приходные накладные, созданные на указанном складе только в течение указанного периода времени:

Поиск приходной накладной

Как отфильтровать список приходных накладных

Список накладных представлен в табличном виде и состоит из следующих столбцов:

• «Дата» – дата документа.
• «Дата поставки» – дата поставки документа.
• «Накладная №» – номер накладной.
• «Сумма» – сумма документа.
• «Склад» – наименование склада.
• «Партия» – номер партии.
• «Поставщик» – наименование поставщика.
• «Статус» – наименование статуса.
• «Создал» – ФИО создавшего накладную.

Приходные накладные могут находиться на следующих статусах:

• «Открыт» – статус присваивается документу при его сохранении. Документ доступен для редактирования. Если в документ добавлена хотя бы одна позиция, изменение склада невозможно.
• «Проведен» – статус присваивается документу после проведения. Поля документа недоступны для изменения. Доступна отмена проведения документа.
• «Удален» – статус присваивается документу после удаления, если он ранее был проведен. Поля документа недоступны для изменения.

Для просмотра легенды значений статусов следует нажать по значку  рядом с полем «Статус»:

Просмотр легенды значений

В столбце «Дата» всегда отображается выбранный в фильтре период времени. Если его убрать, нажав  в заголовке столбца, то отобразится список всех созданных накладных без учета даты создания:

Отображение списка приходных накладных без фильтра по дате

Список можно сортировать по возрастанию и убыванию (а также в алфавитном и обратном порядке). Для сортировки списка необходимо нажать одну из стрелок  . Стрелка вверх сортирует по возрастанию, стрелка вниз – по убыванию. Выбранная стрелка выделяется синим цветом. Сортировать список приходных накладных можно по всем столбцам. Для снятия сортировки необходимо нажать по выделенной синим цветом стрелке:

Отображение сортировки списка в наименовании столбца

Список приходных накладных также можно фильтровать по всем столбцам. Для фильтрации списка по одному из столбцов необходимо нажать по его наименованию – отобразится фильтр, который может быть представлен полем ввода или списком значений с полем ввода, в зависимости от столбца. В столбцах «Накладная №», «Сумма» фильтр представлен полем ввода, в которое нужно ввести требуемое значение. После заполнения поля необходимо нажать клавишу Enter:

Фильтр по столбцам «Накладная №», «Сумма»

Список будет отфильтрован. Для очистки фильтра необходимо нажать  .

Фильтрация списка по номеру накладной

В столбцах «Склад», «Поставщик», «Статус» и «Создал» фильтр представлен списками значений и полем поиска. Работа фильтра будет рассмотрена на примере столбца «Поставщик»:

Фильтр по столбцу «Поставщик»

Для фильтрации необходимо установить флажок напротив требуемого варианта. Список будет отфильтрован после установки флажка. Можно выбрать несколько поставщиков:

Выбор значения в фильтре по столбцу «Поставщик»

Список приходных накладных будет отфильтрован по выбранным значениям:

Список накладных, отфильтрованный по поставщику

Наименование поставщика, введенное в поле поиска в фильтре, отобразится в списке поставщиков под теми, которые отмечены флажками, если таковые имеются. Для добавления их в фильтр необходимо также необходимо отметить их флажками:

Выбор поставщика в фильтрованном списке

При выборе нескольких поставщиков в фильтре будет отображаться не название, а количество выбранных поставщиков.

Отображение фильтра по нескольким поставщикам

Для очистки фильтра следует нажать  рядом со значением фильтра.

Как осуществить навигацию по списку приходных накладных

На странице можно отобразить только определенное количество строк. Для этого необходимо выбрать нужное количество в поле над или под списком:

Выбор количества строк, отображаемых в списке ЛП

После выбора количества список обновится. Также можно переключаться между страницами списка, если он многостраничный, при помощи кнопок управления списком:

Кнопки управления списком

Слева от кнопок отображается общее количество записей и количество, отображаемое на странице.
Значения кнопок:

 – переход к предыдущей странице списка;
 – переход к определенной странице списка;
 – переход к следующей странице списка;
 – переход через 5 страниц списка влево или вправо: при наведении на кнопку она изменит вид на  либо  .

Как редактировать или удалить приходную накладную

Для просмотра легенды значений статусов следует нажать по пиктограмме  .
Для открытия приходной накладной для просмотра следует навести на нее курсор мыши и нажать  . Откроется форма накладной. Работа с накладной описана в п. Как создать приходную накладную. Накладная доступна для редактирования только при нахождении на статусе «Открыт».

Для изменения доступны поля «№», «Дата», «Дата поставки», «Партия» и перечень позиций номенклатуры. Если в документе не указаны позиции номенклатуры, для редактирования доступны все поля документа. Для перехода к режиму редактирования позиций следует щелкнуть по ссылке  . В режиме редактирования позиций доступна фильтрация и сортировка списка позиций. 

Для отображения в списке удаленных позиций следует установить флажок «Отобразить удаленные позиции».

Для удаления накладной следует навести на нее курсор мыши и нажать  . Отобразится форма подтверждения удаления приходной накладной:

Форма подтверждения удаления приходной накладной

Для удаления накладной следует нажать кнопку  , для отмены действия – кнопку  . Если накладная ни разу не проводилась, то она будет удалена из списка. Если накладная проводилась хотя бы один раз, то она будет переведена в статус «Удален» и останется в списке.

Как создать приходную накладную

Для создания приходной накладной необходимо нажать кнопку  . Отобразится форма приходной накладной:

Форма создания приходной накладной

В правом верхнем углу формы отражается текущий статус документа: 

Отображение статуса документа

Форма состоит из двух частей: шапки документа и перечня позиций. 

Для отмены создания приходной накладной следует нажать кнопку .

Для сохранения приходной накладной следует нажать кнопку  . При успешном сохранении будет выдано соответствующее сообщение:

Сообщение об успешном сохранении

Документ сохраняется в статусе «Открыт». Для каждой позиции также устанавливается статус «Открыт».

Заполнение шапки приходной накладной

Поля шапки накладной в основном заполняются из справочников, отображаемых в виде списков при установке курсора мыши в поле. Например, для заполнения поля «Грузоотправитель» можно выбрать нужную организацию из списка или ввести ее наименование полностью или частично в поле ввода – список организаций будет отфильтрован в соответствии с введенным наименованием. Аналогично заполняются остальные поля, кроме полей с датами – они заполняются выбором даты в календаре.

Выбор организации в справочнике

Заполнение поля вводом с клавиатуры

Для очистки поля необходимо нажать :

Очистка поля

В шапке приходной накладной необходимо заполнить поля:

• «№» – номер накладной, формируется автоматически. Уникальное значение. Доступно для ручного изменения.
• «Дата» – дата создания накладной, заполняется автоматически текущей датой, при необходимости можно изменить на подходящую. 
• «Склад поставки» – заполняется выбором наименования склада из справочника.
• «Дата поставки» – заполняется автоматически текущей датой, при необходимости можно изменить на подходящую. Выбор даты с одной стороны ограничен инвентаризацией, с другой - текущей датой + 1 день.
• «Грузополучатель» – заполняется автоматически текущей медицинской организацией.
• «Покупатель» – заполняется выбором организации из справочника. Если грузополучателем и покупателем является одна и та же медицинская организация, то вместо поля «Покупатель» будет установлен флажок  – данный флажок установлен по умолчанию при создании накладной. Если флажок снять, то появится поле «Покупатель».

Поле «Покупатель»

• «Поставщик» – заполняется выбором организации из справочника.
• «Грузоотправитель» – заполняется автоматически организацией, указанной в поле «Поставщик». При необходимости организацию можно сменить, выбрав нужную из справочника.
• «Контракт» – заполняется выбором контракта из справочника, появляющегося при установке курсора мыши в поле. Создание контрактов осуществляется в разделе «Ведение контрактов». При предварительно заполненных полях «Поставщик» и «Грузоотправитель» список контрактов автоматически отфильтруется по значениям полей. Если поля «Поставщик» и «Грузоотправитель» не были заполнены, при выборе контракта из списка они автоматически заполнятся соответствующими значениями из контракта.

• «Партия» – номер партии, заполняется автоматически значением поля «№». Доступно для изменения.

Заполнение позиций номенклатуры приходной накладной

Область добавления позиций номенклатуры приходной накладной представлена в табличном виде. Одна позиция – это одна запись. Добавление позиций доступно только после ввода всех обязательных полей в шапку накладной. Добавление позиций осуществляется только из списка позиций контракта. 
Для добавления позиции следует установить курсор мыши в строку с  – отобразится ограниченный список позиций из контракта:

Список товаров из контракта при добавлении позиции номенклатуры

Добавить позицию номенклатуры можно из отобразившегося списка. Если список большой и весь не отображается, то можно ввести наименование товара – список отфильтруется в соответствии с введенным наименованием.

Список товаров из контракта, найденных по поиску

Также можно отрыть форму с полным перечнем позиций контракта, нажав кнопку  , и выбрать на ней требуемые товары.
Для выбора позиции из отобразившегося списка и добавления ее в приходную накладную следует по ней нажать. Автоматически будут заполнены поля «Ед. изм.», «Цена», «Программа финансирования», «Производитель». Для добавленной позиции следует указать количество – на экране будет отображена подсказка об оставшемся количестве товара в поставке:

Добавленная позиция номенклатуры в приходной накладной

После ввода количества заполнится поле «Сумма». После ввода количества выполняется проверка непревышения поставленного количества установленных контрактом значений. Если поставленное количество превысило условия контракта, внизу поля ввода отобразится информационное сообщение, сохранение и проведение документа недоступно:

Информационное сообщение о перепоставке

Далее необходимо указать серию. При установке курсора мыши в поле «Серия» отобразится список существующих в базе данных серий:

Список серий в поле «Серия»

Если список большой, то можно воспользоваться поиском в поле ввода – при вводе номера серии отобразится список в соответствии с введенными данными. Если в списке серий нет требуемой, то ее можно добавить:

Заполнение поля «Серия»

Для добавления серии следует нажать кнопку  . Отобразится форма добавления серии:

Форма добавления серии

Необходимо ввести номер серии и указать дату окончания срока годности. Серия вводится с клавиатуры, дата окончания срока годности выбирается из календаря или вводится с клавиатуры. Поля «Примечание» и «Номер сертификата» заполняются вводом с клавиатуры и являются необязательными для заполнения. 

После ввода данных о серии для их сохранения следует нажать кнопку  . Форма добавления серии закроется, осуществится возврат к форме накладной, заполнятся поля «Серия», «Срок годности». Позиция будет добавлена в приходную накладную:

Приходная накладная с позициями

После добавления хотя бы одной позиции в документ становятся недоступными для редактирования поля «Поставщик», «Грузоотправитель», «Контракт». 
Для просмотра полного перечня позиций контракта следует нажать кнопку  . Отобразится форма с перечнем позиций контракта:

Полный перечень позиций контракта

В перечне можно выбрать определенные ЛС/ИМН, отметив их флажками  . Для того чтобы выбрать все позиции контракта для переноса в накладную, следует установить флажок в заголовке столбца:

Выбор всех позиций контракта

После выбора позиций для их переноса в накладную необходимо нажать кнопку  . Перечень позиций отобразится в списке позиций накладной. Далее необходимо для каждой добавленной позиции накладной указать количество, серию и, при необходимости, примечание.

Список позиций может быть большим, в таком случае он разбивается на страницы. Для переключения между страницами следует пользоваться кнопками, расположенными под списком:

Кнопки переключения между страницами списка позиций накладной

Позицию накладной можно удалить. Для этого следует нажать  в конце строки. Позиция будет удалена, если накладная новая и еще не сохранена или не проведена. Если позиция удаляется в накладной, которая сохранена и находится в одном из статусов (статусы описаны в разделе Как редактировать или удалить приходную накладную), то сначала она будет помечена на удаление – такая позиция выглядит прозрачной в списке – и только после сохранения накладной будет окончательно удалена из нее.

Загрузка и работа с электронной накладной маркированного товара

Получение лекарственных средств в больничной аптеке осуществляется двумя способами: прямая схема получения лекарственных средств и обратная схема.

Прямая схема получения лекарственных средств осуществляется при наличии электронной накладной от поставщика.

Для того чтобы загрузить электронную накладную маркированного товара, следует нажать кнопку . Откроется форма, где необходимо указать период и нажать кнопку .

Загрузка электронной накладной

В результате успешной загрузки отобразится сообщение. 

Сообщение об успешной загрузке накладных

В случае возникновения ошибок появится соответствующее сообщение.

Сообщение при возникновении ошибок при загрузке накладных

Для работы с электронной накладной маркированного товара следует открыть данную накладную на редактирование, нажав кнопку .

В шапке документа необходимо дозаполнить следующие поля:

• «Склад поставки» – заполняется выбором наименования склада из справочника.
• «Контракт» – заполняется выбором контракта из справочника, появляющегося при установке курсора мыши в поле. Заполняется автоматически при совпадении реестрового номера указанного в накладной и контракте внесенном в ТМ-Аптеку. Если совпадений по реестровому номера не будет найдено в поле "примечание" система сообщит номер указанные в электронной накладной. 

Заполнение полей приходной накладной маркированного товара

Все упаковки, доступные по контракту, отражаются в нижней части электронной накладной. Товар может прибыть либо в транспортных упаковках, либо в потребительских упаковках.

После заполнения необходимых полей в шапке документа, необходимо  выбрать номенклатуру. Для этого необходимо установить курсор в поле "не определено" для раскрытия списка. 

Список товаров из контракта при раскрытии позиций

!!! Обратите внимание, источник финансирования по плану поставки контракта должен совпадать с источником финансирования указанном в электронной накладной полученной из МДЛП, иначе система выдаст ошибку

Ошибка несоответствия источника финансирования в плане поставки контракта  и электронной накладной МДЛП

Соответствие источников финансирования между ТМ-аптека и МДЛП представлены в таблице: 

Для устранения необходимо проверить источник финансирования в заключенном контракте (договоре), если источник в контракте указан верно, то необходимо обратиться к поставщику для исправления источника в накладной. 

После сопоставления номенклатуру из контракта к приходной накладной следует воспользоваться сканером и отсканировать позиции. Каждая позиция номенклатуры имеет свой уникальный идентификатор (SGTIN). При сканировании напротив каждой позиции будет установлен флажок.

Результат сканирования позиций номенклатуры

При необходимости можно установить отказ от позиции, нажав кнопку .

По окончанию внесения данных/сканированию sgtin в документ его нужно провести. Для этого следует нажать кнопку . При успешном проведении появится сообщение.

Сообщение об успешном проведении документа

После проведения откроется список приходных накладных с проведенным документом. Статус документа изменится на «Проведен».

Для получения лекарственных средств в транспортных упаковках необходимо открыть данную накладную на редактирование, нажав кнопку .

В шапке документа необходимо заполнить следующие поля:

• «Склад поставки» – заполняется выбором наименования склада из справочника.
• «Контракт» – заполняется выбором контракта из справочника, появляющегося при установке курсора мыши в поле. Заполняется автоматически при наличии реестрового номера у накладной.
• «Поставщик» – заполняется автоматически, при необходимости заполняется выбором организации из справочника.

Электронная накладная для транспортных упаковок

Далее необходимо сопоставить номенклатуру из контракта к приходной накладной. Каждая позиция номенклатуры имеет свой уникальный идентификатор (SGTIN). После сопоставления следует нажать кнопку «Отсканировать транспортную упаковку», отобразится форма сканирования лекарственного средства. Необходимо отсканировать штрих-код на упаковке.

Форма сканирования лекарственного средства в транспортной упаковке

Пример штрих-кода транспортной упаковки

По окончании редактирования документа его нужно провести. Для этого следует нажать кнопку .

Обратная схема получения лекарственных средств

Данная схема применяется в случае, если поставщик не предоставил электронную накладную – аптека заводит электронную накладную самостоятельно.

!! Обращаем внимание, для работы по обратной схеме поставщик должен включить Вас в доверительные контрагенты.

Для создания электронной накладной маркированного товара необходимо открыть пункт меню «Приходные накладные», нажать кнопку . После чего откроется форма «Приходная-накладная».

В шапке документа необходимо заполнить следующие поля:

• «Номер» - заполняется автоматически, доступен для редактирования
• «Дата документа» - автоматически заполняется текущей, доступна для редактирования 
• «Склад поставки» – заполняется выбором наименования склада из справочника.
• «Дата поставки» - реальная даты поставки товара, автоматически заполняется текущей
• «Контракт» – заполняется выбором контракта из справочника, появляющегося при установке курсора мыши в поле.
• «Поставщик» – заполняется выбором организации из справочника либо автоматически после выбора контракта
• «Грузоотправитель» -  заполняется автоматически организацией, указанной в поле «Поставщик». При необходимости организацию можно сменить, выбрав нужную из справочника.

После чего необходимо установить флажок «Маркированная накладная». При установке флажка отобразится поле «Место деятельности».

Установка флажка «Маркированная накладная»

Поле «Место деятельности» – заполняется значением из справочника, появляющегося при установке курсора мыши в поле.

Заполненная приходная накладная маркированного товара

Далее следует добавить лекарственные средства в накладную  из плана поставки                  

Указать серию

• выбором существующей из справочника, если список большой, то можно воспользоваться поиском в поле ввода – при вводе номера серии отобразится список в соответствии с введенными данными.
• добавлением серии в справочник, для этого воспользоваться кнопкой «Добавить» 

Список серий в поле «Серия»

Далее при помощи кнопки выбрать тип сканируемой упаковки. Доступно два типа:

• Транспортная упаковка (ТУ) -  SSCC - сканируется линейный штрих-код с коробки, сканирование SSCC  должно осуществляться с периодом 30 секунд, иначе  МДЛП вернет ошибку
• Потребительская упаковка - сканируется SGTIN с упаковки ЛП, если  будет произведена попытаются сканировать  SSCC, то  система выдаст ошибку 
   

После выбора типа сканируемой упаковки отобразится форма сканирования лекарственного средства. Для завершения сканирования необходимо нажать кнопку «Завершить сканирование».

Форма сканирования лекарственного средства

Отсканированные упаковки добавляются в позицию приходной накладной. 

Результат сканирования позиций номенклатуры 

В случае необходимости внести позицию с другой серией или по другой цене добавляем еще одну позицию выбрав соответствующий план поставки, далее необходимо указать серию и отсканировать позицию выше описанным способом

Позиции накладной будут выглядеть следующим образом

Список позиций накладной с разными сериями

После того как позиции добавлены, необходимо отправить документ на сверку поставщику, нажав кнопку  . Пока документ находится на сверке его нельзя редактировать или удалять. Для того чтобы определить подтвердил ли поставщик отправку отсканированных упаковок, необходимо нажать кнопку .

По результатам сверки приходная накладная может принимать статус: «Проведен», «Создан», «Отправлен на сверку». В случае если поставщик подтверждает отправку, то документ принимает статус «Проведен». В случае если поставщик отказался подтверждать отгрузку, документ примет статус «Создан». Для пользователя отобразится сообщение «Поставщик отказался подтверждать отгрузку товара». Необработанный поставщиком документ, остается в статусе «Отправлен на сверку».

Проведенная приходная накладная

Уведомительный режим (702 схема)

Для проводки маркированных приходных накладных можно воспользоваться проводкой документа в уведомительном режиме.

Накладная создается по аналогии с накладной по обратной схеме (Обратная схема получения лекарственных средств), далее для проводки документа в пункте меню «Операции» необходимо выбрать пункт «Провести в уведомительном режиме»

Проводка документа в уведомительном режиме 

!! обратите внимание, для проводки накладной в уведомительном режиме (702 схема) в справочнике у поставщика обязательно должно быть заполнено поле "ИНН", иначе при проводке возникнет ошибка и накладная не будет проведена. 

Справочники. Поставщики.

Как провести приходную накладную

Для проведения документа следует открыть его и нажать кнопку  . При успешном проведении появится сообщение:

Сообщение об успешном проведении документа

После проведения откроется список приходных накладных с проведенным документом. Статус документа изменится на «Проведен». Позиции номенклатуры в указанном в документе количестве будет оприходованы на склад.
Количество поставленного товара отобразится в контракте:

Форма просмотра контракта

Как отменить проведение приходной накладной

Проведение приходной накладной можно отменить. Для этого следует открыть документ для редактирования и нажать кнопку  . Если по какой-либо позиции приходной накладной был осуществлен расход, отмена проводки документа становится недоступной. В поле «Примечание» отобразится системное сообщение «Отмена проводки невозможна. Имеются позиции расхода.»

При успешном проведении появится сообщение:

Сообщение об отмене проведения документа

Статус документа изменится на «Открыт». В случае отмены проведения документа оприходование товаров на складе поставки будет отменено.

Как выгрузить приходную накладную

Приходные накладные доступны для выгрузки в формате .xls. Для выгрузки приходной накладной следует следует в списке документов выбрать и открыть необходимую приходную накладную, нажав на кнопку .

Выделенная строка в списке документов

Откроется форма просмотра приходной накладной. Для выгрузки документа необходимо нажать кнопку  и в появившемся списке выбрать наименование отчета.

Для выгрузки доступны следующие отчеты:

• «Счет-фактура»;
• «Акт о приемке товара ТОРГ-1 Приход»;
• «Товарная накладная (приход)».

После выбора отчета откроется форма выполнения отчета. Подробнее описание выполнения отчетов приведено в разделе Как сформировать отчеты.

Как распечатать стеллажную карточку и приходной накладной 

Для печати стеллажных карточек следует открыть документ со статусом «Проведён» и нажать кнопку .

Откроется печатная форма стеллажных карточек. На каждую позицию накладной формируется отдельная стеллажная карточка.

Печатная форма стеллажных карточек

Печать выполняется средствами браузера. Для отправки на печать следует нажать кнопку «Печать».